Intervista: Giovanni risponde a 3 domande su YOArchimail

Un’intervista per tutte le principali risposte alle domande che ogni azienda ci pone nel momento in cui si trova a doversi adeguare alle nuove normative in modo agile scegliendo i servizi di archiviazione di posta elettronica certificata e non. Domande che vanno dalla compatibilità con i client più utilizzati: Outlook, Gmail, Exchange alla reale distinzione tra l’archiviazione della posta e il più comune back-up.

  1. BACKUP E ARCHIVIAZIONE DELLE EMAIL: SERVONO ENTRAMBI?

La posta elettronica resta lo strumento di comunicazione numero uno in ambito aziendale e professionale per questo motivo le email contengono messaggi di rilevanza aziendale. E questo è chiaro a tutti. Ecco perché la maggior parte dello Staff IT esegue il backup del proprio Mailserver o del Client di posta per avere una copia di tutto. Questo è corretto solo dal punto di vista tecnico.

Ma gli aspetti legislativi sia quelli operativi richiedono un processo di archiviazione e non di backup.
Benché chat, WhatsApp e altri social media stiano prendendo piede anche per comunicazioni in ambito professionale, l’email resta il mezzo principe per le comunicazioni fra le aziende.

Uno studio di Radicati Group dice che nel 2016 le email circolate in ambito business saranno 116 miliardi, numero impressionante destinato a salire fino a 128 miliardi nel 2019.
E la proliferazione delle email impatterà inevitabilmente sullo storage e sui backup.
“Archiviare? Ma no, abbiamo già il backup!”
Questo è l’errore da evitare: pensare che backup e archiviazione siano la stessa cosa.
Il backup non è assolutamente in grado di sostituirsi all’archiviazione (e viceversa).

L’idea base dietro il concetto di archiviazione è che le informazioni possano essere recuperate anche a distanza di tanto tempo. Questa è la differenza con il backup, il cui scopo è salvare dati e applicazioni critici per un periodo limitato di tempo. Difficilmente infatti servirà una copia di un database vecchio un anno, mentre un messaggio di posta elettronica vecchio di un anno potrebbe benissimo tornare utile. Ancora: il backup delle email viene fatto una volta al giorno o qualche volta al giorno, ma cosa succede se nell’intervallo di tempo fra due backup qualcuno cancella delle email? Succede che quelle informazioni sono perse per sempre: ecco che il backup non è sufficiente! Per contro se si deve rimettere in piedi un Mailserver “morto” ecco che la sola archiviazione non è sufficiente!

Il backup non è in grado di rimpiazzare l’archiviazione e un sistema di archiviazione non è in grado di sostituirsi al backup.
Occorre quindi pensare che backup e archiviazione sono entrambi elementi indispensabili di una strategia di protezione dati, nonché di allineamento alla normativa.

  1. BACKUP E ARCHIVIAZIONE SONO LA STESSA COSA?

“A cosa mi serve un sistema di archiviazione email? Tanto ho già il backup della posta elettronica!” Nessuna frase è più sbagliata di questa ed è una frase che ho sentito in moltissime circostanze, Una domanda di questo tipo nasconde fondamentalmente una mancanza di informazione di base. Se si pensa all’idea di “copiare una email”, allora backup e archiviazione hanno alcuni punti in comune, ma le differenze fra backup della posta elettronica e archiviazione della posta elettronica sono numerose.

Ecco un elenco di cose che non puoi fare se usi solo il backup delle email invece dell’archiviazione:

  • Eliminare le “quote” dal Mailserver
  • Riduzione del carico del server di posta o del client, semplificazione dei processi di backup e ripristino.
  • Recuperare email cancellate;
  • Cercare email di altre persone;
  • Cercare all’interno degli allegati.

 

  1. QUALI SONO I REQUISITI MINIMI DI SISTEMA RACCOMANDATI PER IL CORRETTO FUNZIONAMENTO DI YOARCHIMAIL?

Fino a 25 utenti o 1000 email al giorno:
Sistemi Operativi Windows Desktop o Server supportati – Memoria ram 4giga – Hard disk con spazio di 150MB per l’installazione. CPU INTEL CORE 2 DUO o compatibile maggiore di 2ghz

Fino a 75 utenti o 2500 mail al giorno
Sistemi Microsoft Windows Server supportati consigliato 64bit – Memoria ram 4 giga – hard disk con spazio di 150MB per l’installazione. CPU INTEL CORE 2 QUAD o compatibile maggiore di 2.4ghz

Fino a 500 utenti o 14.000 mail al giorno
Sistemi Windows Server consigliato 64bit – Memoria ram 6 giga – hard disk con 150MB di spazio per l’installazione. Si raccomandano almeno due dischi separati. Disco 1 per il sistema operativo, Disco 2 per l’archiviazione dei dati. CPU INTEL XEON QUAD CORE O CPU compatibile maggiore di 2.4ghz