YOArchimail e le normative E-Discovery

Le aziende sono chiamate a rispettare un numero sempre più crescente di normative riguardanti la conformità della posta elettronica. YOARCHIMAIL archivia tutta la posta in una posizione sicura e centralizzata a prova di manomissione per un periodo di tempo indeterminato, assicurandosi di poterla nuovamente recuperare con un brevissimo preavviso. Le richieste di E-DISCOVERY vengono quindi soddisfatte in maniera molto rapida grazie a potenti funzioni di ricerca e indicizzazione degli archivi rendendo possibile analizzare in un unico passaggio tutte le email archiviate.

Funzionalità Legal Hold per mettere in sicurezza l’archivio

YOARCHIMAIL rende quindi conforme alle normative vigenti l’archivio di posta elettronica, gli utenti collegati possono cancellare le email dall’archivio solo se hanno i privilegi sufficienti per farlo. Le policy di conservazione impediscono di cancellare le email durante il periodo di conservazione impostato. Con le funzionalità Legal Hold di YOARCHIMAIL non è possibile cancellare le email dall’archivio per un tempo predefinito dall’amministratore, questa funzionalità potrebbe rendersi necessaria in caso di dispute legali per prevenire la cancellazione di email che potrebbero servire come prove.

Proteggere l’archivio Office 365

In Office 365 ad esempio, qualsiasi utente può cancellare manualmente messaggi dall’archivio, nonostante le policy di conservazione. Il Managed Folder Assistant (processo automatico nei datacenter Microsoft che processa le impostazioni di conservazione applicate alle mailbox) non garantisce la conservazione di ogni email: questo perché non è pensato per impedire agli utenti di cancellare i propri messaggi, come Microsoft stessa ha esplicitamente dichiarato. In Office 365 solo la funzione “litigation (legal) hold” impedisce agli utenti di cancellare manualmente le email. Queste email però vengono rimosse dall’archivio e spostate in una cartella nascosta dove possono essere trovate solo dagli amministratori utilizzando eDiscovery via Multi-Mailbox Search. Inoltre, la funzionalità “litigation hold” riguarda non solo l’archivio ma l’intera mailbox.