La PEC dunque è un documento informatico, le nuove Regole Tecniche in materia di conservazione dei documenti informatici (DPCM 3 DICEMBRE 2013) impongono alla PA e ai privati una serie di requisiti necessari ad attribuire il valore legale al documento informatico conservato, tra cui vale la pena ricordare:
- L’adozione di un sistema di archiviazione della PEC a norma (art. 3)
- L’adozione di metodologie, procedure e modelli organizzativi volti a definire i processi di conservazione più idonei a garantire i requisiti di autenticità, integrità e leggibilità del documento informatico nel tempo ( art.3 – art.4 – e art.5 ).
La PEC ricevuta e in seguito stampata e archiviata non ha validità legale
Tutte le aziende e i professionisti che sono obbligati e intendono mantenere il valore legale nel tempo dei messaggi PEC si devono dotare di un sistema di conservazione dei messaggi PEC, nonché delle loro ricevute e degli allegati.
Il sistema deve garantire l’opponibilità a terzi in giudizio del documento informatico (PEC).
PROCEDURA OPERATIVA:
- Implementare nella propria infrastruttura un sistema di archiviazione e conservazione delle mail PEC che rispetti i requisiti di legge;
- Nominare un Responsabile della Conservazione che si occuperà di redigere il manuale della Conservazione e a definire le procedure operative. Si occuperà inoltre di eseguire tutte le fasi del processo di archiviazione e conservazione delle mail PEC, infine produrrà il pacchetto di distribuzione con valore legale da conservare ed esibire all’occorrenza.
Posta Inviata PEC
Oltre ai messaggi inviati, è necessario conservare la ricevuta di consegna (non in formato cartaceo non ha valore e annulla automaticamente il valore legale della mail PEC).
Posta Ricevuta PEC
Si deve conservare il messaggio PEC ricevuto completo di allegati (non in formato cartaceo non ha valore e annulla automaticamente il valore legale della mail PEC)
Attenzione
Il gestore del servizio PEC è obbligato solo alla conservazione per 30 mesi dei soli tracciati delle trasmissioni dei messaggi. Nulla viene conservato in merito al contenuto del messaggio PEC e degli eventuali allegati.