Archiviazione e-mail: pro e contro delle soluzioni onpremise
Scopriamo i principali sistemi di gestione presenti al momento sul mercato per l’archiviazione mail e per il backup. Le soluzioni di cui discuteremo sono pensate anche per chi usa, ma non archivia, una o più casella di posta elettronica certificata (PEC).
Sistemi di gestione della rete on premise:
La gestione della rete on premise significa sostanzialmente , “far da soli”. Questo non vuol dire che non sarà possibile avere un aiuto sotto forma di consulenza, o che non sarà possibile assumere alcuni nuovi membri dello staff per gestire l’applicazione. Eppure la responsabilità per successo o il fallimento di questi prodotti ricadrà solo sull’azienda, cosa questa che si traduce in un’arma a doppio taglio. In altre parole, l’azienda avrà il controllo totale della piattaforma di gestione e a seconda che questi si rilevi un successo o un fallimento.
Pro – Contro del sistema on premise di archiviazione mail
- Costo: In molti casi, il costo di un’opzione on premise è inferiore a quella on cloud. Molte aziende, infatti hanno già in casa il server deputato a far girare l’applicazione. Nella maggior parte dei casi, a meno che il progetto non implichi una forte spesa in conto capitale iniziale, sarà più economico fare qualcosa “in casa”, a patto di avere il tempo e le competenze per farlo.
- Controllo: Un’applicazione on premise è di fatto il vostro software di archiviazione mail, configurato da voi, che gira sui vostri server all’interno del vostro centro dati, quindi avete un controllo totale sull’iniziativa. Spetta a voi eseguire il backup del server e risolvere i problemi in caso di malfunzionamenti.
- Aggiornamenti: Un aspetto negativo del fatto di possedere il proprio software (come del resto avviene per l’hardware) è che a un certo punto realizzerete che ormai sarà vecchio e vorrete aggiornarlo. In effetti, potreste anche essere semplicemente stanchi del software in uso e preferire un prodotto diverso. Tuttavia, qualsiasi piattaforma acquistata si deprezza, cosa questa che rende piuttosto improbabile riuscire a permutarla o scambiarla con una più nuova.
La soluzione di archiviazione e backup delle mail offerta da YOArchimail è compatibile con tutti i client di posta più diffusi: Gmail, Outlook, Yahoo, Exchange e con tutte le soluzioni di posta elettronica certificata (PEC) presenti sul mercato!
Sistemi di gestione delle reti provider –based
Il rovescio della medaglia dell’approccio on premise all’archiviazione mail è il sistema provider-based. In questo caso si paga per l’accesso alle funzionalità di prodotto attraverso la rete. Mentre il vostro fornitore può avere competenze specialistiche nella gestione delle reti, e il suo prodotto può essere il migliore del settore, per contro potrà anche avere problemi a livello di server o sperimentare un blackout dei sistemi nel proprio datacenter o, ancora, avere problemi di accesso alla rete. Detto questo, il modello pay-as-you-go ha forti sostenitori.
Pro del sistema provider – based
- Velocità: Un fornitore che si specializza nei servizi di gestione della rete “hosted” dovrebbe essere in grado di mettere il vostro sistema in produzione con tempi notevolmente più contenuti di quanto potreste fare da soli.
- Funzionalità: In molti casi, un sistema hosted può sfruttare la vasta esperienza che il fornitore ha sviluppato sulla scorta della diversificazione dei suoi clienti e industrie. Ecco perché è in grado di offrire un prodotto con un numero più elevato di caratteristiche e funzionalità rispetto a un’applicazione shrink-wrapped acquistata e implementata internamente.
- Licensing: La maggior parte dei prodotti provider-based sono erogati con una tariffazione “per dispositivo” o “per nodo”, in cui un nodo potrebbe anche essere ogni interfaccia di un dispositivo che viene gestito. A tal fine, si potrebbero avere molti più dispositivi di quanto previsto inizialmente e il costo complessivo potrebbe finire per sorprendervi. D’altra parte, se doveste scoprire che non c’è bisogno di monitorare tutto quanto è in uso in virtù delle condizioni di business o di altri fattori esterni, il costo mensile potrebbe anche ridursi.
- Stabilità: Indipendentemente dalle dimensioni del fornitore, potrebbe accadere che questi a un certo punto fallisca o decida di abbandonare questo mercato. E indipendentemente dalla buona volontà del fornitore nel riuscire a garantire un’operatività senza interruzioni, i problemi di connettività possono sempre verificarsi. A tal fine, occorre sempre considerare attentamente l’impatto negativo che il monitoraggio della rete provider-based potrebbe avere sulla vostra azienda se l’applicazione fosse, a un certo momento, inaccessibile o, peggio, indisponibile.
Utilizzi una o più caselle di posta elettronica certificata (PEC)? Non le hai ancora archiviate? Scopri cosa prevede la normativa vigente nella gestione di questa tipologia di servizi!
Cosa fare?
Il consiglio è di prendere una decisione sulla base di queste considerazioni. In primo luogo, vi fidate più di voi stessi o di un fornitore? In seconda battuta, quale approccio vi sembra essere il più affidabile? In terzo luogo, qual è l’opzione che costa di meno? Osservate bene il mercato e come gli strumenti in gioco potrebbero esservi utili e quanto realmente sapete usati, non correte rischi inutili.
